Der Berichtsprozess

1. Wir setzen einen Bericht für Sie um, der interne Ressourcen schont und den Bedürfnissen Ihrer Adressaten gerecht wird. 

2. Der Bericht integriert finanzielle und nichtfinanzielle Aspekte. Aufbauend auf der Analyse Ihrer Berichtspflichten und Ihres Geschäftsmodelles werden Standard und Wesentlichkeitsmassstab so gewählt, dass sie eine fokussierte Berichterstattung ermöglichen.

3. Durch das Aufsetzen eines strukturierten Datenmodelles kann Ihr Bericht jedes Jahr effizient aktualisiert werden. Entlang des Prozesses etablieren wir Kontrollen und Checks, die die Richtigkeit und Konsistenz der Angaben sicherstellen, Ihre Sorgfalt dokumentieren und als nachvollziehbare Prüfungsdokumentation dienen.

4. Wir machen Ihren Bericht zukunftssicher: Wir implementieren XML-Tags direkt in die PDF und erstellen eine iXBRL-Datei, die sowohl für Mensch als auch Maschine lesbar ist.

5. Über die Erfüllung rechtlicher Anforderungen hinaus sehen wir den Geschäftsbericht als Kommunikationsinstrument: Wir nutzen eine klare und verständliche Sprache. Statt im Text auszuschweifen, ergänzen wir Tabellen, Grafiken und Fotos. Anstelle aufwendiger Designkonzepte nutzen wir eine Vorlage, die an Ihre Markenidentität angepasst wird.

Die hohen und strenger werdenden rechtlichen und regulatorischen Anforderungen können eine Bürde darstellen – für KMUs durch den ungewohnt hohen Einmalaufwand, für börsenkotierte Firmen durch den Umfang der erforderlichen Angaben. Deshalb ermitteln wir durch das Studium Ihrer Berichtspflichten und der Berichte Ihrer Peer Group den pragmatischsten Ansatz, um den Aufwand gering zu halten. 

Denn wer im Dschungel der Nachhaltigkeitsberichterstattung die Wesentlichkeit falsch definiert, verliert sich schnell im Dickicht. Basierend auf neun Jahren Erfahrung in der Wirtschaftsprüfung und Financial Due Diligence helfen wir Ihnen zu ermitteln, was für Ihre Adressaten wirklich wichtig ist.

Das Aufsetzen eines Prozesses mit automatischen Schnittstellen ist beim ersten Bericht zeitaufwendig, bringt aber langfristige Vorteile mit sich: Es erleichtert das Aktualisieren des Berichts in allen darauffolgenden Perioden.

Die Implementierung von Kontrollen und das Nachhalten einer prüfungssicheren Dokumentation stellen ebenfalls Einmalaufwand dar. Gleichzeitig stellen sie sicher, dass Sie als Verwaltungsrat Ihre Sorgfaltspflicht erfüllen. Dies wird wichtig, da Sie in Zukunft mit bis zu 100'000 CHF Strafe für das Auslassen oder falsche Angaben im Nachhaltigkeitsbericht belangt werden können.

In 2024 ist die XBRL-Berichterstattung für Schweizer Unternehmen noch nicht verpflichtend. Doch das Gesetz verlangt maschinenlesbare Angaben ab 2025 mindestens für die TCFD-Klimaberichte. Sofern der OR964 wie beabsichtigt an die EU-CSRD angepasst wird, ist eine Ausweitung der Maschinenlesbarkeit zu erwarten.

Zuletzt zur Kommunikation: Ein Geschäftsbericht dient längst mehr als nur der Informationsübermittlung. Ehrlichkeit und Authentizität in der Wortwahl schaffen Vertrauen. Durch freie Texte, Abbildungen und Fotografien stellen Sie Ihr Unternehmen, seine Geschichte, Werte und Vermögensgegenstände in einer Weise dar, wie es durch Zahlen nicht möglich ist. Neben seiner Dokumentations- und Informationsfunktion ist der Geschäftsbericht Visitenkarte und Statussymbol. Vielleicht hilft er Ihnen, neue Mitarbeiter zu finden. Vielleicht sogar einen neuen Grossinvestor. Sehen Sie den Geschäftsbericht als Chance. 

Wenn Sie diesen Artikel bis hierhin gelesen haben, können Sie sicherlich vermuten, dass wir Sie unglaublich gern bei der Umsetzung Ihres Berichtes unterstützen würden!

Wie sieht nun der Prozess konkret aus? Die folgenden 14 Schritte führen Sie durch den Berichtsprozess.

1 Kontaktaufnahme und Kennenlernen – Nach der ersten Kontaktaufnahme treffen wir uns zu einem persönlichen Gespräch oder Telefongespräch, um ein Verständnis über Ihr Unternehmen zu erlangen und Fragen zu klären, die zur Schätzung des Arbeitsumfangs relevant sind. Zudem diskutieren wir den angedachten Zeitplan.

2 Auftragsumfang und Offerte – Dann liegt der Ball bei uns. Wir arbeiten den Auftragsumfang aus und bereiten eine Offerte vor. Der Offerte wird ausserdem eine Information Request List und eine Vertraulichkeitserklärung beiliegen, sodass wir nach Annahme der Offerte und Unterzeichnung des Vertrags baldmöglichst mit der Arbeit beginnen können.

3 Analysen zur Empfehlung des geeignetsten Frameworks – Aufbauend auf den Unterlagen über Ihr Unternehmen und dem detaillierten Verständnis Ihrer Geschäftstätigkeit, Strategie und Ziele analysieren wir die rechtlichen und regulatorischen Mindestanforderungen und die Berichte von Peers aus Ihrer Branche in Hinblick auf die Definition wesentlicher Sachverhalte (z.B. outside-in / Auswirkungen auf Ihr Unternehmen vs. doppelte Wesentlichkeit) und finanzieller und nicht-finanzieller KPIs der verschiedenen Dimensionen oder Kapitalarten. Ziel ist, das Framework (z.B. GRI, IR, ESRS, IFRS-S) zu ermitteln, auf dessen Basis wir den Bericht erstellen sollten, um den Arbeitsaufwand so niedrig wie möglich zu halten und trotzdem die Belange der Stakeholder abzudecken.

4 Nachhaltigkeitsmanagementsystem und Strategie – Falls noch nicht vorhanden, unterstützen wir Sie bei der Entwicklung Ihrer Nachhaltigkeitsstrategie und des Nachhaltigkeitsmanagementsystems. 

Die Arbeitsschritte 3 und 4 sind essenziell und wir schlagen vor, die Befragungen und Diskussionen im Rahmen eines physischen Meetings/ Workshops zu führen.

5 Fotoshooting – Um die Zeit effizient zu nutzen, können wir bei diesem Meeting bereits das Fotoshooting integrieren – wir portraitieren beispielsweise die Geschäftsleitung und den Verwaltungsrat, Ihre Produkte und Fertigungsanlagen. Dadurch heben Sie sich von der Konkurrenz ab, die oft austauschbare und aussageschwache Stock-Fotos nutzt. Optional führen wir das Shooting später durch, bspw. bei der Besprechung des Inhaltskonzeptes. Für fotografische Referenzen werfen Sie gern einen Blick in unsere Bildbände.

6 Datenbeschaffung und Aufsetzen eines automatisierten Datenmodelles – Nachdem die Strategie und Ziele stehen, geht es um die Definition von Leistungsindikatoren und die Beschaffung der Daten. Wir setzen ein automatisiertes Datenmodell auf, mit dem die Zahlen regelmässig schnell aktualisiert werden können, sobald diese feststehen. 

7 XBRL – Optional berücksichtigen wir hier gerne schon die relevante XBRL-Taxonomie zur Maschinenlesbarkeit. In dem Fall erhalten Sie am Schluss des Prozesses eine iXBRL-Datei, also eine PDF mit eingebetteten XML-Tags.

8 Prüfungssichere Dokumentation (Audit Trail) – Für sämtliche Angaben fordern wir Nachweise an, die wir strukturiert ablegen. Diese Dokumentation wird später – zusammen mit der Erläuterung zu den zugrundeliegenden Annahmen insbesondere für die Wesentlichkeit – dem Abschlussprüfer übergeben und verringert idealerweise den Umfang der Nachfragen signifikant.

9 Konkretisierung des Inhaltskonzeptes – Es besteht nun Klarheit über das Framework, die Wesentlichkeit, Ihre Strategie, Ihr Managementsystem und die Leistungsindikatoren. Dies sind die wesentlichen Berichtsinhalte. Wir fügen diese nun zusammen und entwickeln ein konkretes Inhaltskonzept. Nach Ihrer Freigabe liefert Ihr Team den Input und wir setzen den Bericht in Adobe InDesign um. Das Design stimmen wir auf Ihre Farben und Schriftarten ab. Für Designreferenzen werfen Sie gern einen Blick auf unsere Bildbände.

10 Zeitliche Abstimmung mit Ihrem Abschlussprozess – Die zeitliche Planung wird grundsätzlich eng abgestimmt sein mit Ihrem Zeitplan für die Jahresabschlusserstellung und Revision. Wir arbeiten unabhängig und parallel, stören Sie so wenig wie möglich und unterstützen wo nötig.

11 Qualitätskontrolle – Gerne führen wir zum Schluss des Prozesses ein Lektorat durch, lesen den Bericht kritisch und Prüfen auf Konsistenz.

12 Freigabe – Parallel lesen Sie ebenfalls den Draft. Nach Ihrer Freigabe erstellen wir den finalen Bericht, der von Ihrem Verwaltungsrat und der für die Rechnungslegung zuständigen Person unterzeichnet wird. Falls gewünscht – wir empfehlen es eindrücklich – lassen wir einige Exemplare drucken. 

13 Genehmigung – Der Bericht wird der Generalversammlung zur Genehmigung vorgelegt.

14 Abschlussgespräch und Evaluation – Nach dem Bericht ist vor dem Bericht. Wir freuen uns über Ihr Feedback, um die Zusammenarbeit und den kommenden Bericht noch effizienter und besser zu gestalten.